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マニュアル作成し配布

本紙掲載日:2019-03-07
1面

文書の適正管理へ−県

◆整理推進期間設定も

 県は6日、今年度に発生した不適正な文書管理問題を受け、適正管理に向けた取り組み状況を明らかにした。既に文書事務マニュアルの作成・配布など職員の意識向上策をスタートさせた。準備が整ったものから順次実施する考え。県議会総務政策常任委員会に報告した。

 県では昨年7月、旧優生保護法に基づく障害者らへの強制不妊手術問題で、個人が特定できる資料の取り扱いをめぐり、関係職員が当初、「特定できる資料は見つからなかった」と報告。重要資料への認識不足などが問題となった。

 総務課によると、まずは職員の意識の向上。正しい処理のための文書事務手引(要約版)や、文書の整理・保管法を分かりやすく解説した管理版を作成・配布。文書取扱チェックリストによる自己点検も試行的に実施した。

 さまざまな行政判断について、その内容と決定過程を将来にわたって検証可能とするため、文書の引き継ぎや廃棄の際の目録作成を徹底し、文書整理推進期間(毎年7、8月)も設ける。

 また、歴史的価値がある公文書の散逸や消滅を防ぎ、県民共通の財産として後世に伝えるため、歴史資料に該当するかどうかの事前評価の仕組みを導入。整理用ファイルの色を年度ごとに統一するなど文書検索性の向上にも努める。

 同課は「こうした取り組みで、これまで以上に適正で効率的な文書管理を全庁的に推進したい」と話している。

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